オークランド日本人会会則   2016年8月13日 改訂

第1条【名称】
この会をオークランド日本人会(以下「本会」という)
英名:JAPANESE SOCIETY OF AUCKLAND INCORPORATED (略称JSA) と称する。

第2条【目的】
本会の設立目的は次の通り。
1. 会員相互の親睦を図ること。
2. 日本とニュージーランド両国の親善に寄与すること。

第3条【活動】
本会は第2条【目的】を実現するために次の活動を行う。
1. 懇親会などの会合。
2. 文化交流に関わる催し。
3. スポーツやレクリエーションに関する行事。
4. 会員子弟の教育支援(オークランド日本語補習学校の運営協力)
5. その他【目的】を遂行するための活動。

第4条【非営利組織】
本会は非営利組織として活動する。

第5条【会員】
1. 分類:本会の会員は次のように類別される。
1 正会員:議決権あり
(1) オークランド又はその周辺に居住し日本国籍を有する、もしくは過去に有したことのある18歳以上の者。
(2) 日本国籍を有しないが、日本語を母国語とし日本において相当期間の生活基盤を有した経験があり、役員会の承認を得た18歳以上の者。
(3) 代表者が上記(1)または(2)を満たし、同居し生計を同じくする家族単位で入会する場合には家族ユニットと称する。
このユニットで会員となった家族構成員を家族会員と呼び議決権は付与しない。
代表者1名のみが総会等での議決権を有するものとする。
(4) 個人(1名)のみで正会員となる場合、単身ユニットと称する。
2 海外会員:議決権なし
NZ以外の国に在住する家族あるいは単身のユニット。
このユニットで会員となった家族構成員を海外家族会員と呼ぶ。
3 法人会員:議決権なし
(1) 賛助法人会員:日系企業または正会員が勤務する企業
賛助法人会員は正会員の資格を満たす2個人(家族) を正会員として登録できる。
(2) 賛助特別会員:正会員が経営する個人企業、店舗
賛助特別会員は正会員の資格を満たす1個人(家族)を正会員として登録できる。
(3) 上記により登録された正会員は議決権を有する。
4 限定会員:議決権なし
(1) 期間限定会員
正会員の資格を満たす短期滞在者に対し1年間の期間限定会員を設ける。
この会員の期限延長は認めない。
(2) ユース会員
正会員として年齢条件以外の資格を満たす者(18歳未満)に対しユース会員を設ける。

2. 入会・除名
1 入会申込のあった個人・企業・店舗については役員会がその適正を審査する。
2 会員に次の行為があった場合、役員会の決議により除名されることがある。
(1) 会員に本会の名誉を著しく損なう行為のあった場合
(2) 正当な理由がなく会費の納入を怠った場合
(3) 本会の会則を遵守しない場合
3. 退会
会員は本会に文書で通知することにより随時退会できる。
4. 登録
本会は会員の氏名、住所、入会日等の情報を含む会員名簿を保持する。

第6条【入会費・会費】
本会に入会する者は入会費及び会費を納付すること。入会費及び会費は役員会が決定する。

  1. 限定会員は入会費を免除する。
  2. フルタイム学生である正会員に対して学生割引を適用する。
  3. 65歳以上の正会員に対しシニア会員と称し、65歳を迎えた旨の申し出があった翌年度から会費を半額減免する。
    新たにシニア会員として入会する場合は入会費を免除する。
    この規定はシニア会員が夫婦または単身ユニットの場合に限り適用する。

第7条【会則】
1. 会則は正当な手続きをふまえた総会において出席する正会員の過半数をもって改定・付加・削除できる。
2. 当会則に変更があった場合には英分会則も速やかに修正登録すること。
3. 当会則の解釈に疑義が生じた場合、あるいは当地裁判所における争議となった場合等には英文会則の解釈に従うものとする。

第8条【総会】
1. 年次総会
年次総会は年に1度開催するものとする。 遅くとも前回の総会から15カ月以内に
役員会が決定した日時・場所において開催すること。
2. 特別総会
以下の場合に特別総会を召集することができる。
1 役員会が決議した場合
2 5分の2をこえる正会員の要請がある場合
3. 定数
1 総会は正会員数の5分の2の出席(委任状含む)をもって成立とする。
2 議案処理の開始時において定数に満たない場合、いかなる議案も処理されない。
4. 中止・延期
総会開始予定時刻を1時間経過しても定数に達しない場合
1 会員の要求によって召集された特別総会においてはこれを中止する。
2 年次総会においては出席する正会員の過半数をもって決定する日時・場所に延期する。
3 延期された総会も定数に満たない場合、出席する正会員を定数とし総会成立とする。
5. 議長
1 年次総会・特別総会においては会長が議長を務める。
2 総会開始予定時刻を過ぎても会長の出席がない場合には副会長が議長を務める。
3 副会長も不在の場合には当日出席する正会員によって理事の中から議長を選出する。
6. 議決権
第5条の諸規定に従い正会員は各ユニット1票の議決権を有する。
7. 議案の通知
1  総会開催に当っては取り上げられる議案を開催日の14日以前に会員に通知すること。
2  年次総会における議案は次のとおりとする。
(1) 本会の年次会計報告
(2) 次年度役員の選任
(3) 年次総会開催日から起算し21日以前までに事務局宛に書面で連絡のあった案件
(4) 年次総会に出席する正会員の過半数が要望する案件
8. 議案の決議
1 総会における議案は出席者の多数決によって処理する。
2 当会則に特記された場合はその規定によるものとする。
3 賛否同数の場合は議長が決定権をもつ。
9. 代理人
1 正会員は代理人を任命して総会に出席させ議決権を代行させることができる。
2 代理人任命は当該正会員が署名する書面をもって行い、総会開始以前に本会事務局に届けられること。
3 代理人は本会の正会員であることを要しない。

第9条【役員】
1. 本会運営に当り役員を選任する。 役員の定数は最低5名とし以下の役職を置く。
1 名誉会長 1名
2 会長 1名
3 副会長 1名(役員会の判断により複数とすることが出来る)
4 事務局長 1名
5 会計 1名
2. 役員の選任
1 名誉会長を除く役員は正会員の中から選任する。
2 役員は自薦または正会員からの他薦により立候補し、年次総会に出席する正会員の過半数をもって選任される。
3 名誉会長を除く役員の任期は後任者が選任されるまでとする。
4 会長は選任された諸役員の互選により決定する。
5 副会長以下その他役職は会長が指名し役員の過半数をもって決定する。
6 任期が満了する役員は再選される資格がある。
3. 名誉会長
名誉会長は在オークランド日本国総領事とする。 名誉会長は役員会での決議権を有しない。
4. 欠員および増員
役員に欠員が生じた場合、あるいは役員会において役員数の増員が必要と決議された場合、第8条7.2.(2)の規定と関係なく役員会は本会正会員の中から新役員を任命する事ができる。
5. 役員の辞任
役員は本会に書面を提出することによって、随時辞任できる。
6. 役員の解任
役員は役員会の決議、または特別総会での決議によって解任されることがある。
7. 顧問
役員会は本会会長経験者に顧問職を依頼することができる。 顧問は役員会に出席できるが役員として任命されない場合には役員会での議決件は有しない。

第10条【役員会】
第9条規定により選出された役員は役員会を構成し本会の運営にあたる。
1. 役員会の権限
1 本会の運営は役員会に委任され、本会則および総会において決議された事項に基づいて
その権限を行使する。
2 役員会は本会運営上必要であると決議した場合、事務所を設置し必要な職員を採用する
事ができる。
3 役員会は本会への入会金・年会費の額および納入時期を決定することができる。
2. 役員会は第3条に規定する【活動】を実施するに当たり、必要に応じて役員で構成する部会を設置することができる。
3. 役員会会議
1 役員会は案件を処理するために月に1回定例役員会を開くこととする。
会合は2カ月続けて延期または中止することはできない。
2 2名の役員が同意すれば臨時の役員会を召集できる。
3 役員会においては会長が議長を務める。
会長が出席できない場合は副会長が議長を務める。
副会長も出席できない場合は当日出席する役員の中からの議長を選出する。
4 役員会における議案処理に必要な定数は出席役員の過半数とする。
同票数の場合は議長が決定票を投ずる。
5 役員に欠員が生じても役員会として機能しうるが、役員数が最低定数5名を下回っている状況では本会の総会を召集する役割を除いて他の目的には機能し得ない。
6 役員会での決議事項あるいは役員が職責で下した判断は、後日役員の選任に瑕疵のある
ことが判明した場合でも、その決議事項・判断は有効とする。

3. 会長
1 会長は役員会の職務遂行を統轄する。
2 会長が不在または職務遂行が不可能な場合には副会長がその任に当る。
3 会長・副会長が共に不在または職務遂行不可能な時は役員会が役員の中から適任者を選出し職務遂行を統轄する。

4. 事務局長
事務局長の職務は以下の通りとする。
1 会員への本会総会開催の通知
2 本会則によって必要とされる全ての連絡
3 本会会員の登録簿の保持
4 本会総会、役員会、その他会合における議事録および会員・役員の出席状況の記録
5 本会の活動に関連し役員会または会長が必要と認める職務

5. 会計
会計の職務は以下の通りとする。
1 本会宛に支払われたの金銭の銀行への預金
2 役員会で承認された本会財源からの支出
3 本会会計簿の記帳、監査に必要な会計報告書及び資産表の準備
4 本会の活動に関連し役員会または会長が必要と認める職務

第11条【活動運営資金】
1. 本会の活動運営資金はニュージーランド国内で営業する銀行に預託すること。
2. 小切手または引き出し伝票の署名は複数役員の署名を要する方法で実施すること。
3. インターネットバンキングで振込・支払を行う場合には役員会の事前承認を要する。
4. 役員会において本会活動遂行に必要不可欠であると決議された場合、本会は第3者より資金を借り入れることができる。

第12条【会計報告書】
1. 本会は活動運営資金の支出入、資産、取引に関する正確な会計簿を記録する。
2. 本会の会計年度は7月1日から翌年の6月30日までとする。
3. 会計事務所作成の会計報告書を役員会で承認する事で内部会計監査にかえる。
4. ファンド申請等で役員会が必要と判断した際には外部監査を依頼できるものとする。
5. 本会は当該条例に基づいてREGISTRAR OF INCORPORATED SOCIETIESに会計報告書を毎年提出するものとする。

第13条【通知】
1. 本会則に基づく本会から会員への通知は充分な時間が考慮されなければならない。
2. 本会則に基づく会員から本会への通知は充分な時間が考慮されなければならない。
3. 郵送による通知の場合、投函後24時間をもってその行為を有効とし、それを証するには 通知先住所が正確であり郵便局か郵便箱に投函したことの証明をもって充分とする。
4. E-mailによる通知の場合、送信後24時間をもってその行為を有効とし、それを証するには 通知先メールアドレスが正確であり送信した証明をもって充分とする。
5. 会員もしくは役員への通知が遅滞または未達の場合でも、正当な手続きをふまえて開催された会合においては、その決議や選挙などが意義を損なうもしくは無効になることはない。

第14条【免責】
本会活動に関連して会員もしくは役員が行った行為・判断は、それが故意の怠慢もしくは不誠実に帰するものでなければ、当該会員・役員は本会におけるその責めから完全に免除される。

第15条【解散】
1. 総会において本会解散が決議された場合、その総会から少なくとも30日の間を置いて再度総会を開催し、先の解散決議を確認する。 この総会で解散が再度決議確認された場合、本会は自発的に解散する。
2. 本会解散時において、経費や債務の支払い完了後に資産が残った場合、会員の間で分割するのでなく、本会則第2条第1項と2項に相似する「目的」をもつ団体に委譲する。
3. 委譲先団体は解散決議確認後に役員会が決定するが、不可能な場合は当地裁判所裁判官の裁定に任せる。 適当な団体がない場合、裁判官の指定する慈善団体に寄付することとする。

以上

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